Embedos dba o komunikację w administracji publicznej

Firma Embedos wdrożyła w Starostwie Powiatowym w Kościerzynie innowacyjny system elektronicznego przekazywania dokumentów. Rozwiązanie usprawniło komunikację pomiędzy Radnymi a zarządem Starostwa i podniosło standard pracy urzędników. Wdrożony system rewolucjonizuje pracę urzędników i w pełni realizuje ideę Społeczeństwa Informacyjnego.

Zadaniem systemu miało być ograniczenie kosztów związanych z drukowaniem i dostarczaniem dokumentów do członków rady Powiatu kościerskiego oraz usprawnienie komunikacji i obiegu dokumentów pomiędzy Starostwem a Radnymi. Koncepcja wdrożenia zaproponowana przez firmę Embedos zakładała m.in. zmianę modelu pracy z dokumentów papierowych na elektroniczne, wyposażenie radnych w komputery przenośne z dostępem do internetu, a także umożliwienie zdalnego dostępu do dokumentów poprzez VPN i FTP.

Koncepcja wdrożenia

Sercem uruchomionego w Kościerzynie systemu elektronicznego przekazywania dokumentów jest serwer ethernus 2 corporate z oprogramowaniem EmbedOS 2.0. Rozwiązanie stanowi zintegrowaną platformę programowo-sprzętową i umożliwia m.in. udostępnianie dokumentów jedynie uprawnionym użytkownikom, bezpieczny zdalny dostęp VPN, ochronę danych przed wirusami, jak również zabezpieczenie przed utratą przechowywanych na serwerze danych.

Korzyści dla Starostwa

Zastosowanie nowej metody komunikacji znacznie przyśpieszyło obieg informacji i pozwoliło zmniejszyć koszty funkcjonowania jednostki. Koszt zakupu laptopów dla Radnych zwróci się już po kilku sesjach Rady Powiatu. Nowy system sprawił, że Radni otrzymują dokumenty na czas, ponieważ za pomocą poczty elektronicznej, wdrożonej również za pomocą urządzenia ethernus 2, są informowani o umieszczeniu na serwerze nowych projektów uchwał, protokołów z posiedzeń, czy materiałów z różnych jednostek organizacyjnych i wydziałów. Co więcej, mogą te dokumenty albo pobrać w wersji elektronicznej, albo pracować na nich zdalnie, dzięki czemu ilość drukowanych i rozwożonych Radnym materiałów została ograniczona do minimum.

e-Kościerzyna
Starostwo Powiatowe w Kościerzynie jest w trakcie wdrażania kolejnych systemów informatycznych, które pozwolą na dalsze oszczędności oraz usprawnienia. Są to systemy elektronicznego obiegu dokumentów i elektronicznej skrzynki podawczej w urzędzie. Do tych celów wykorzystany będzie zakupiony już serwer ethernus 2 corporate.